Règlements généraux



CHAPITRE I: Dispositions générales


Article 1 : Nom et incorporation

Dans le présent document intitulé RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX DE LA BANQUE D'ÉCHANGES COMMUNAUTAIRES DE SERVICES (BECS), le mot « organisme » désigne la Banque d’échanges communautaires de services (BECS) incorporée selon la troisième partie de la Loi sur les compagnies (Québec) en date du 21 août 1996 sous le numéro matricule 1146072039.


Article 2 : Siège social

Le siège social de l'organisme est établi à toute adresse au Québec, désignée par le conseil d'administration.


Article 3 : Objectifs de l'organisme

BECS est un organisme à but non lucratif (OBNL) dont les objectifs sont de permettre à ses membres d’échanger des services et des biens ainsi que de favoriser les liens d'entraide et de solidarité entre eux et avec les membres des groupes affiliés.


Article 4 : Philosophie et valeurs de l'organisme

L’organisme est un groupe communautaire qui subvient à ses besoins par la participation de ses membres à son financement et à son développement, sur la base des valeurs de partage et de générosité et dans le plus grand respect de la personne humaine, du bien commun et de l’environnement.

Au sein de BECS, les services ont une valeur égale, c'est-à-dire qu'une heure de service rendu équivaut à une heure BECS, peu importe la valeur marchande du service. Après entente entre les parties, les coûts afférents à la prestation d’un service sont remboursables en temps ou en argent, mais tout mercantilisme (la recherche d'un profit monétaire) est prohibé.


Article 5 : Groupes affiliés

Par entente spécifique avec BECS, les groupes affiliés sont des partenaires de BECS constitués sur une base régionale et dont le fonctionnement respecte les objectifs, la philosophie et les valeurs de l’organisme.



CHAPITRE II : Les Membres


Article 6 : Les catégories de membres

6.1 Membre individuel actif

Est membre individuel actif de l'organisme toute personne âgée de dix-huit (18) ans et plus, sans égard à son lieu de résidence, qui :

— adhère à la philosophie de l'organisme ;

— s’engage à respecter le code d’éthique et les politiques en vigueur de l’organisme ;

— a rempli et tient à jour son profil sur le site becs.ca ;

— a payé la cotisation annuelle déterminée par le conseil d'administration.

Le membre individuel actif dispose d'un droit de vote à l'assemblée générale annuelle des membres et à toute assemblée générale extraordinaire.


6.2 : Membre corporatif actif :

Par entente spécifique avec BECS, toute organisation ou entreprise qui adhère à la philosophie de BECS peut devenir membre corporatif de l’organisme.
Le membre corporatif a les mêmes droits et obligations qu’un membre individuel, mais il est exonéré du paiement de sa cotisation annuelle. Son mandataire autorisé dispose d’un droit de vote à l’assemblée annuelle des membres et à toute assemblée générale extraordinaire.


6.3 : Membre d’un groupe affilié :

Toute personne répertoriée comme membre en règle d'un groupe affilié a accès à la liste des membres de BECS pour échanger des services et des biens. Réciproquement, les membres de BECS ont accès à son profil et peuvent conclure des ententes de service avec elle.
Le membre d’un groupe affilié n’a pas droit de vote aux assemblées générales de BECS.


6.4 : Membre honoraire

Le CA peut recommander à l’AGA de décerner le titre de membre honoraire à toute personne qui a contribué de façon exceptionnelle au développement de BECS. À partir du moment où la recommandation est entérinée par l’AGA, le membre honoraire est exonéré du paiement de sa cotisation annuelle tant et aussi longtemps qu’il demeure un membre actif de BECS.


Article 7 : Démission

En tout temps, un membre peut démissionner en supprimant lui-même son profil sur le site becs.ca. Cette démission prend effet immédiatement, sans remboursement de la cotisation annuelle.

Article 8 : Exclusion

Le conseil d'administration peut exclure temporairement ou définitivement un membre qui n’a pas renouvelé son adhésion tel que prévu dans les politiques en vigueur de BECS. Par délégation, ce pouvoir est exercé par la personne responsable de la trésorerie.

Dans le cas d’un membre actif qui commet un acte indigne, contraire ou néfaste aux objectifs poursuivis par l’organisme, cette décision se prend par un vote à majorité simple du CA. Dans un tel cas, le membre expulsé ou suspendu par le CA peut contester cette décision par écrit auprès du Comité d’appel dans les 30 jours suivant le moment où il en est informé officiellement. Ce comité a 30 jours pour entendre l'appel et faire sa recommandation écrite au CA. La décision finale appartient au CA qui en avisera l'intéressé/e dans les meilleurs délais.



CHAPITRE III : Les assemblées des membres


Article 9 : Assemblée générale annuelle (AGA)

L'assemblée générale annuelle (AGA) a lieu dans un délai d'au plus trois mois suivant la fin de l'exercice financier (soit le 31 août), à l'heure et à l'endroit au Québec fixés par le conseil d'administration. Le/la président/e ou toute personne désignée par le CA convoque l'assemblée générale au moins dix (10) jours avant la date de sa tenue, en avisant chacun des membres actifs à l’adresse courriel inscrite à son profil.


Article 10 : Assemblée générale extraordinaire

Une assemblée générale extraordinaire des membres peut être tenue à la demande formelle du conseil d'administration ou d'un tiers des membres actifs de l'organisme. Elle a lieu à la date, à l'heure et à l'endroit au Québec fixés par le conseil d'administration. L'objet de cette assemblée doit être précisé dans la convocation écrite adressée aux membres par le/la secrétaire ou toute personne désignée par le CA, au moins dix (10) jours avant la date de sa tenue. L'ordre du jour, détaillé et exhaustif, doit être joint à ladite convocation.


Article 11 : Quorum

L'assemblée générale annuelle et l'assemblée générale extraordinaire sont ouvertes à tous les membres actifs. Le quorum est fixé à quinze (15) membres actifs. Les résolutions sont adoptées par vote à la majorité simple des membres présents, à l'exclusion des modifications apportées aux règlements généraux dont le vote se fait à la majorité des deux tiers, sous réserve du quorum.


Article 12 : Droit de vote

Les membres actifs ont droit de vote à l'assemblée générale annuelle et à toute assemblée générale extraordinaire. Les membres n'ont droit qu'à un vote et ils ne peuvent voter par procuration. Les décisions sont prises à la majorité des voix. Le vote se prend à main levée, mais sur demande d'un membre, appuyé par un deuxième membre, il se prend au vote secret. Le/la président/e de l'organisme dispose d’un vote prépondérant en cas d'égalité seulement.


Article 13 : Attributions de l'assemblée générale annuelle des membres

L'assemblée générale annuelle des membres actifs de l'organisme détient le pouvoir d'orienter et de choisir les politiques et les programmes d'action de l'organisme. Elle a le pouvoir d'élire les administrateurs/trices de l'organisme et de juger de leurs actions en fonction des objectifs de l'organisme.


Article 14 : Contenu de l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle

L'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle doit inclure au moins les points suivants :

— nomination d’un/e président/e et d’un/e secrétaire d’assemblée ;

— adoption du procès-verbal de l’AGA de l’année précédente;

— présentation du rapport d’activités de l'année terminée au 31 août et du plan d'action pour l’année à venir ;

— présentation des états financiers et des prévisions budgétaires ;

— présentation du rapport des vérificateurs internes ;

— présentation et adoption, s’il y a lieu, de toute modification aux règlements généraux proposée par le conseil d’administration ;

— proposition de ratification de l’ensemble des actes du conseil d’administration ; un rejet de la proposition déclenche automatiquement la tenue d’une élection à tous les postes du CA ;

— voeux et orientations soumis par les membres au conseil d'administration.


Lors d’une année paire, l’ordre du jour doit inclure :

— élection de deux vérificateurs internes pour un mandat de deux ans ;

— élection de trois membres au Comité d’appel pour un mandat de deux ans.


Lors d’une année impaire, l’ordre du jour doit inclure :

— élection des membres du conseil d’administration pour un mandat de deux ans.



CHAPITRE IV : Le Conseil d'administration


Article 15 : Composition et élection du CA

Le conseil d'administration (CA) est composé de cinq (5) administrateurs/trices élus par les membres réunis en assemblée générale.
Tout membre actif peut présenter sa candidature, en personne ou par procuration, à l’un des postes suivants en fonction de ses qualifications :

— la présidence ;

— la première vice-présidence ;

— la deuxième vice-présidence ;

— le secrétariat ;

— la trésorerie.


Pour chacun des postes, le/la président/e d’assemblée ouvre la période d’élection en suivant l’ordre mentionné plus haut.
S'il y a plus d’une candidature pour un poste, les candidats sont invités à se présenter brièvement et on procède ensuite à l’élection par scrutin secret.
Les candidats doivent être élus à la majorité simple. Après le premier tour de scrutin, si aucun candidat n’a obtenu cette majorité, le candidat ayant recueilli le moins de votes est éliminé et un deuxième tour de scrutin est organisé. Si nécessaire, la procédure se répète pour un troisième tour.
Dans tous les cas où il y a égalité des voix, les candidats sont invités à ajouter de nouveaux arguments à leur présentation et à répondre aux questions des membres avant qu’on procède à un tour de scrutin supplémentaire.


Article 16 : Durée du mandat des administrateurs/trices

Le mandat des administrateurs/trices est d’une durée de deux ans à moins que la proposition de ratification des actes du CA ait été rejetée par l’AGA, ce qui met immédiatement un terme à leur mandat et déclenche une nouvelle élection à tous les postes du CA.


Article 17 : Répartition des responsabilités au CA

17.1 Présidence

La personne qui occupe ce poste veille au bon déroulement des réunions du conseil d'administration et s’assure d’avoir une vue d'ensemble du fonctionnement interne de l’organisme. Elle fait le suivi des décisions du CA et de l’AGA, signe tous les documents requérant sa signature et est membre d’office de tous les comités de travail. Il est souhaitable que cette personne soit un membre du conseil d’administration précédent.


17.2 Première vice-présidence

La personne qui occupe ce poste exerce tous les pouvoirs et s’acquitte de tous les devoirs dévolus à la présidence en cas d'absence ou d'incapacité d'agir de la personne qui occupe la présidence.


17.3 Deuxième vice-présidence

La personne qui occupe ce poste exerce tous les pouvoirs et s’acquitte de tous les devoirs dévolus à la première vice-présidence en cas d’absence ou d’incapacité d’agir de la personne qui occupe la première vice-présidence.


17.4 Secrétariat

La personne qui occupe ce poste rédige les procès-verbaux des réunions du CA. Elle a aussi la responsabilité de s’assurer que tous les documents appartenant à l’organisme soient conservés adéquatement.


17.5 Trésorerie

La personne qui occupe ce poste est responsable de l'ensemble de la tenue comptable de l’organisme. Elle est signataire des chèques avec l’une ou l’autre des deux autres personnes désignées à cette fin par le CA. Elle perçoit les cotisations des membres et s’assure que les dépenses non prévues au budget soient autorisées par le CA. À la fin de l'exercice financier (31 août), elle dresse un bilan et prépare les pièces justificatives qu’elle soumet aux deux vérificateurs élus à cette fin par l’AGA. Elle présente ces états financiers vérifiés au CA et à l’AGA et elle présente pour adoption au CA un projet de prévisions budgétaires pour l’exercice suivant.


17.6 Autres responsabilités

Les cinq (5) administrateurs/trices sont conjointement responsables de maintenir l’existence légale de l’organisme, de déterminer l’emplacement de son siège social, d’approuver toute déclaration publique faite en son nom et de voir à la bonne marche de ses activités. Ils doivent se répartir les tâches reliées aux communications internes et externes, au bon fonctionnement du site internet, de la boîte de messagerie et des appels aux membres. Ils assurent également la supervision et la coordination des responsabilités que le CA confie à des membres ou à différents comités.


17.7 Les administrateurs/trices

Exercent leurs fonctions sans recevoir de rémunération monétaire. Ils possèdent les mêmes droits que les membres actifs quant au principe d'échange de BECS : chaque heure consacrée à l'administration et au développement de BECS leur donne un crédit d'une heure BECS.


Article 18 : Responsabilité légale des administrateurs/trices

En aucun cas, les membres du CA, individuellement ou collectivement, n'encourent quelque responsabilité personnelle que ce soit, tant envers l'organisme qu'envers les tiers, pour quelque raison que ce soit - incluant notamment les fautes et négligences de personnes avec qui ils auraient contracté, des erreurs de jugement ou de la négligence de la part des membres du CA - à moins que ceux-ci aient été malhonnêtes et aient commis des actes de nature frauduleuse, auquel cas les administrateurs/trices coupables de tels actes encourent une responsabilité personnelle pour les dommages découlant de leur conduite malhonnête et frauduleuse.


Article 19 : Vacance au CA

Il y a vacance au CA lorsque:

— un/e administrateur/trice offre sa démission au conseil d'administration ;

— un/e administrateur/trice cesse de posséder les qualifications requises ;

— un/e administrateur/trice s'absente plus de trois (3) réunions consécutives sans excuse valable : dans un tel cas, il est réputé avoir démissionné ;

— un administrateur/trice est exclu du conseil d'administration en raison d’une faute grave.


Article 20 : Cooptation au CA

S'il survient une vacance après la clôture de l'assemblée générale annuelle, les membres du CA peuvent coopter un membre actif pour combler cette vacance. La répartition des postes au CA peut alors être revue en fonction des compétences de chacun. S’il n’y a pas d’élection prévue à l’AGA suivante, ces modifications devront être soumises aux membres pour approbation.


Article 21 : Pouvoirs du conseil d'administration

21.1 Le conseil d'administration exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements et tous ceux que la loi lui permet dans l'intérêt de l'organisme.


21.2 Il détermine le montant de la cotisation annuelle des membres ainsi que le code d’éthique et les politiques en vigueur de l’organisme.


21.3 Il adopte un budget annuel en prévoyant les fonds nécessaires pour faire fonctionner l'organisme et en assurer la stabilité financière.


21.4 Il autorise la conclusion de contrats, de partenariats et autres engagements de l'organisme.


21.5 Il peut suspendre temporairement ou expulser les membres qui contreviennent aux règlements généraux, code d’éthique et politiques en vigueur de l’organisme.


21.6 Il constitue, au besoin, des comités de travail et leur délègue certains pouvoirs.


21.7 Il autorise et valide les heures consacrées par les membres qui participent à la vie communautaire de l’organisme, lesquels sont rémunérés en vertu du principe d'échange de BECS, à l'exclusion de toute rémunération monétaire


21.8 Il reçoit et étudie les recommandations des différents comités.


21.9 Il peut adopter, abroger ou modifier tout règlement dans la poursuite des objectifs de l'organisme. Tout règlement ainsi adopté, abrogé ou modifié prend effet dès sa ratification par la prochaine assemblée générale annuelle ou par une assemblée générale extraordinaire des membres.


Article 22 : Réunions du conseil d'administration

22.1 Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que nécessaire, au moins quatre fois par année, incluant l'assemblée générale annuelle. Une réunion du conseil d'administration est convoquée par le/la président/e ou le/la secrétaire, soit sur réquisition du/de la président/e, soit sur demande de la majorité des administrateurs. L'avis de convocation doit respecter un préavis d'au moins deux (2) jours avant la réunion. Si tous/toutes les administrateurs/trices du conseil d'administration sont présent/e/s et y consentent en adoptant en séance la résolution correspondante, une réunion peut avoir lieu sans avis préalable. Le quorum est de trois (3) administrateurs/trices. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix, chaque administrateur/trice détenant un seul vote.


22.2 Toute réunion ordinaire du conseil d'administration est ouverte aux membres actifs qui en ont fait la demande au moins deux jours à l’avance. Toutefois, ceux-ci n'ont pas droit de parole à moins d'être spécifiquement invités à la réunion dans le cadre d'un point inscrit à l'ordre du jour. Ils n'ont pas le droit de vote. Le CA peut, à l'occasion, tenir des réunions spéciales. Un sujet au cours d'une réunion ou lors d'une réunion spéciale doit se tenir à huis clos lorsque la réputation d'une personne est en cause.


22.3 Un ou plusieurs administrateurs/trices peuvent, avec le consentement de tous les administrateurs/trices de l'organisme, que ce consentement soit donné avant, pendant ou après la réunion, participer à une réunion du CA par audio ou vidéo-conférence. Ces administrateurs/trices sont en pareil cas réputés assister à la réunion, laquelle est alors réputée être tenue au Québec. Une réunion tenue en utilisant ces moyens techniques peut avoir lieu pour délibérer sur toute question, incluant les fonctions réservées aux administrateurs. Un administrateur peut également dénoncer tout conflit d'intérêts au cours d'une telle réunion. Le/la secrétaire tient un procès-verbal de ces réunions et enregistre les dissidences conformément à la loi. En cas d'interruption de la communication, la réunion demeure valide si le quorum est maintenu.



CHAPITRE V : Dissolution


Article 23 : Procédures de dissolution de l’organisme

23.1 L'organisme ne peut être dissous que par le vote des deux tiers (2/3) des membres actifs de l'organisme présents à une assemblée générale extraordinaire convoquée dans ce but par un avis de trente (30) jours donné par écrit à chacun des membres.


23.2 Si la dissolution est votée, l'assemblée générale extraordinaire ainsi réunie doit confier au CA le mandat de procéder à la dissolution et à l'abandon des lettres patentes selon les exigences de la loi.


23.3 En cas de dissolution, les membres du CA s’assurent que tous les biens meubles et immeubles, ou tout autre bien que possède l’organisme, soient cédés à un organisme partenaire ou à tout autre organisme communautaire dont les objectifs peuvent s’apparenter aux siens.


Texte adopté et entré en vigueur le 29 novembre 2020.

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